การบัญชีสำหรับธุรกิจร้านอาหาร
Accounting for Restaurant business
ขอพูดคร่าว ๆ ก่อนนะคะ ว่า อเมริกา ใช้มาตราฐานการบัญชีเรียกว่า U.S. Generally Accepted Accounting Principle (US GAAP). กิจการที่ต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดก็กลุ่ม บริษัทมหาชน เพราะต้องแสดงข้อมูลทางการเงิน สารธารณะ ให้กับผู้ถือหุ้น บริษัทใหญ่ ๆ ถึงแม้ไม่ขายหุ้นในตลาดหลักทรัพย์ก็ต้องทำตาม เพราะ เจ้าหน้า เช่น ธนาคาร จะระบุไว้เลย ว่าต้องทำตามมาตราฐานการบัญชีรับรองทั่วไป
ถ้าเป็นบริษัทเล็ก ๆ แล้วต้องการยื่นขอกู้เงิน ถ้าทางธนาคารระบุว่า งบการเงิน ต้องมีการตรวจสอบ โดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ก็ต้องทำตามที่หน่วยงานนั้น ๆ ต้องการ ระบบการบัญชีของประเทศสหรัฐอเมริกา เป็นที่รู้กันว่าแบบ Rule based accounting ขณะที่ทางยุโรปซึ่งใช้กฏ IFRS เรียกว่า Principle based accounting. คร่าว ๆ คือ ที่อเมริกา จะมีระบบบัญชีเฉพาะ ธุรกิจคะ เช่น เหมืองแร่ อุตสาหกรรม อย่างเช่นร้านอาหารจะอยู่ในหมวด บริการคะ (ตามที่เข้าใจนะคะ) ไม่ใช่แค่นั้น ร้านอาหารถ้ามีการขายเหล้าขายไวน์ ก็ถือเป็นการขายทั่วไปด้วยคะ อ่านความแตกต่างระหว่าง สองระบบนี้ได้ค่ะ เพราะในอนาคต อเมริกา จะพยายาม ปรับระบบ ให้เป็น Principle based accounting “Principle Vs Rule Base”
เรามาพูดถึง การบัญชีร้านอาหารของกิจการ โดยทั่วไปนะคะ ว่าควรทำบัญชีอย่างไร การทำบัญชีร้านอาหารจะมีรายการเยอะ ยิบย่อยจากเครดิตการ์ด จุกจิกคะ ถ้าทำบัญชีกันจริง ๆ เช่นปัจจุบันที่ทำให้ลูกค้าร้านอาหาร คือ มีการดึงรายการค้าทุกตัวจาก เสตทเม้นของธนาคาร หรือบัตรเครดิต เพื่อลงบัญชี แต่จะมีอีกกลุ่มคือทำแบบสรุปเป็นรายวันไป ถ้ารายการไม่มาก สามารถทำได้เช่นกันคะ
ข้อพิจารณา ในการทำบัญชีของร้านอาหาร มีดังนี้คะ
1.) Accounting software, โปรแกรมที่ใช้ในการบันทึกบัญชี
การเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสม ให้เลือกตามที่เราถนัดค่ะ ส่วนใหญ่กิจการขนาดเล็ก จะใช้โปรแกรม QuickBooks, Peachtree, Quicken , Xero ทั้งหมดนี้มีทั้ง แบบติดตั้งกับเครื่องคอมพิวเตอร์ และ แบบ ออนไลน์คะ สะดวกมาก อยากลองดูว่าชุดไหน ดี ให้ google search แล้ว ลองเล่นโปรแกรม สัก เดือนฟรีค่ะ
ปัจจุบัน ที่ทำให้ลูกค้าอยู่ใช้ QuickBooks คะ โปรแกรมนี้นิยมมากสำหรับธุรกิจขนดเล็ก ถึง ขนาดกลาง แต่ไม่เหมาะสมกับกิจการขนาดใหญ่คะ ถ้าใหญ่ ๆ จะใช้พวก SAP, Oracle, Peoplesoft, Microsoft and etc.,
โปรแกรมต่าง ๆที่กล่าวมาสามารถ ใช้ทำระบบค่าแรงได้ด้วยคะ แล้วแต่เราจะถนัด ส่วนแหวนใช้ software ของ บริษัท payroll แยกจากกันคะ ส่วนตัวไม่มีเวลามาก ใช้บริการของ payroll software เพราะสะดวก และที่สำคัญบริษัทเหล่านี้เขาจะชำนาญเรื่องภาษีอาการในระดับ City, County, States and Federal
2.) Payrolls & Reporting , การจ่ายค่าแรงและการรายงานค่าจ้าง
ขอแนะนำ ให้ใช้บริการสำนักงานบัญชี หรือ ใช้ ระบบ payroll system software ค่ะ ไม่แนะนำให้ทำเอง ถึงแม้ว่าคุณจะเป็นคนในพื้นที่นั้น ๆ ถ้าคุณไม่ได้เรียนจบบัญชีมา อย่าทำเองคะ พลาดแล้วไม่คุ้ม เพราะ การรายงาน เงินเดือนค่าจ้าง มีหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ทั้งทาง state, federal (IRS), and Social Security Office หรือ สำนักงานประกันสังคม แถมมาคือ บางเมือง มีภาษีของเมืองนะคะ โปรดทราบ ที่รู้เพราะแหวนมีลูกค้าหลาย ๆ รัฐที่ต้องจ่ายภาษีให้กับ City or County ค่ะ ไม่เคยทราบมาก่อน เช่นกันคะ ก็เรียนรู้จาก ทำบัญชีให้ลูกค้าในรัฐต่าง ๆ
ให้นำส่งภาษีที่หักไว้จากพนักงานทุกเดือน พร้อมสมทบส่วนของนายจ้างไปยัง หน่วยงานที่เกี่ยวขอ้ง อย่าพยายาม ผัดผ่อนคะ เรื่องนี้สำคัญมาก เรียกว่าเราติดหนี้รัฐบาลเลยคะ เพราะเป็นเงินของรัฐ
โดยทั่วไป นายจ้าง มีหน้าที่ยื่นแบบ Forms 941 ทุกไตรมาส. สำหรับนายจ้างที่มีภาระภาษี ต่ำวกว่า $1,000 ต่อปีให้ใช้ ฟอร์ม Form 944,. ทุก ๆ ปี นายจ้างมีหน้าที่ยื่นแบบ Form 940, สำหรับ Employer’s Annual Federal Unemployment (FUTA) . อ่านเพิ่มเติมได้ที่ลิงค์เกี่ยวกับกฏหมายฉบับนี้ Topic 759 . นอกจากจะต้องยื่นแบบ ที่กล่าวมาแล้ว นายจ้างยังต้องยื่น Form W-2, สรุป รายงานค่าจ้างเงินเดือน ทิป และอื่นๆ ให้กับพนักงานทุกคน ที่เคยทำงานให้กับกิจการ ถึงแม้จะลาออกก็ยังมีหน้าที่นำส่งให้ ภายใน วันที่ 31 มกราคม ของปีถัดไป เช่น ค่าจ้างปี 2016 นายจ้างมีหน้าที่นำส่งเอกสารให้อดีตลูกจ้างภายในวันที่ 31 มกราคม 2017” หลังจากนั้น นายจ้างมีหน้าที่รายงานค่าจ้าง ต่าง ๆ ไปยัง สำนักงานประกันสังคม โดยใช้ฟอร์ม Form W-3,
3.) Monthly Sales Taxes การรายงานภาษีขาย
ก่อนอื่นไม่ควรจะตีความว่า การรายงานภาษีขาย จะเหมือนกับประเทศไทยนะคะ บ้านเรา ใช้ภาษีซื้อ หัก ออกจาก ภาษี ขาย ค่าบริการจะยื่นภาษีขายก็ต่อเมื่อได้รับชำระเงิน. ที่ประเทศอเมริกา การรายงานภาษีขาย นี่คนละเรื่องกันเลยคะ การรายงานภาษีขายของร้านอาหารที่นี่คือ ภาษีขายที่เรียกเก็บจากค่าอาหาร ค่าเครื่องดื่มต่าง ๆ คะ เราเรียกเก็บเท่าไร เรามีนห้าที่นำส่งไปยัง รัฐบาลท้องถิ่นหรือ Department of Revenue in the State of Florida ยกตัวอย่างนะคะ บางรัฐเรียกแตกต่างกันออกไป
การนำส่งสามารถนำส่งภาษีขายทางออนไลน์ ได้คะ สะดวกมาก ทุกรัฐ ที่อเมริกา มีระบบให้เราลงทะเบียนนำส่ง กรอกฟอร์ม คำนวนให้เสร็จเลยคะ ใช้เวลาไม่นาน ถ้าเราใช้ระบบรูดบัตรเครดิตบางบริษัท เขาจะมีระบบให้เราส่งภาษีได้อัตโนมัติคะ น้องลูกค้าอีกรัฐก็กดปุ่ม นำส่งภาษีเองเลย ส่วนแหวนมีหน้าที่คอยตรวจสอบ ว่าตรงกับรายงานขายหรือเปล่าแค่นั้นเอง
ถ้าเป็นไปได้ให้นำส่งภาษีขายทุกเดือนคะ เราจะได้ไม่ต้องรับภาระหนัก ถ้าเราต้องส่งทุก ไตรมาส สามเดือน ถ้าไม่นำส่ง เจอเบี้ยปรับเงินเพิ่มจาก รัฐอีก แถม รัฐ วาง ลีน ทับ (ถ้าถูกวางลีนโดยรัฐ ไม่สามารถ ขายร้านได้คะ ต้องชำระหนี้ก่อน)
4.) Annual Income Tax Return การยื่นภาษีประจำปีของร้าน
เวลาผ่านไป 1 ปี สมมติคุณเริ่มกิจการ เดือนมกราคา ปิดงบ เดือน ธันวาคมนะคะ หลังจากกิจการรู้ผลประกอบการประจำปี ทางร้านมีหน้าที่ยื่นภาษีไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง คือ State and Federal (IRS). จะใช้แบบฟอร์มอะไรยื่นขึ้นอยู่กับประเภทของกิจการคะ
4.1) Limited Liability Company
กิจการจดทะเบียนแบบนี้ให้ใช้ฟอร์ม Form 1065 ถ้ามีสมาชิกมากกว่า 2 คนคะ ถ้ามีคนเดียวแล้วคุณจดรูปแบบนี้คุณใช้แบบ Form 1040 schedule C คะ. ในรูปแบบนี้จะไม่มีภาษีที่ต้องคำนวณ เจ้าของกิจการจะได้รับ Schedule K-1 สรุปผลกำไรขาดทุน เพื่อนำไปคำนวณ ภาษีส่วนบุคคลคะ ข้อเสียคือ จะต้องเสีย self-employment at 15% แค่นั้นเองคะ ส่วนภาษีก็ขึ้นอยู่กับฐานรายได้ของบุคคลนั้น ๆ
4.2) Corporation
ใช้ฟอร์ม Form 1120 สำหรับธุรกิจแบบนี้คะ. สำหรับนักลงทุนทั่วไปที่ไม่มีกรีนการ์ด หรือเป็นพลเมืองของอเมริกา ส่วนใหญ่นิยมเปิดกิจการแบบนี้คะ จะคล้าย ๆ กับประเทศไทยค่ะ เสียภาษีที่ในตัวบริษัท ถ้าไม่มีการจ่ายเงินปันผล ผู้ถือหุ้นก็ไม่มีภาระภาษีเรื่องเงินปันผลคะ ภาษีของกิจการจะอยู่ที่ประมาณ 30-34% คะ
4.3) LLC or Corporation elected to file as Small Corporation (S-Corp)
รูปแบบนี้ทำได้เฉพาะ ผู้ที่ถือ กรีนการ์ด กับ พลเมืองของอเมริกาเท่านั้นคะ สำหรับนักลงทุนไทย หรือ นักลงทุนไทยร่วมทุนกับ พลเมืองที่นี่ หรือ คนที่ถือกรีนการ์ด ไม่สามารถทำได้นะคะ ข้อดีได้กล่าวไปแล้วคะ ป้องกัน self-employment tax at 15%. แต่ IRS บังคับให้จ่ายเงินเดือนให้เจ้าของกิจการตามความเหมาะสมคะ ไม่จ่ายเลยไม่ได้
Form 1120S คือฟอร์มที่ใช้ในการยื่นแบบประจำปีคะ
**Compliance with Laws and Regulations**
**ปฏิบัติตามกฏหมายและระเบียบ**
คำแนะนำในฐานะที่เป็นผู้สอบบัญชีรับอนุญาต และขึ้นทะเบียนเป็นผู้ยื่นภาษีให้กับกิจการต่างๆกับ the IRS
จากประสบการณ์ที่ได้สัมผัสกับกิจกรรมร้านอาหาร ทราบว่าทำบัญชีกันระบบครอบครัว ตีความว่า เงินในบัญชีธนาคารจาการขายอาหาร ก็คือเงินกระเป๋าเดียวกันกับเจ้าของกิจการ การจับจ่ายใช้จ่ายในชีวิตประจำวันก็ได้เงินมาจากแหล่งนี้ เจ้าของกิจการบางกลุ่มทราบดี ว่าไม่ถูกต้อง แต่คิดว่าคงจะไม่มีปัญหาเกิดขึ้น ต่อมาพอปัญหาเกิด เช่น มีการถูกสุ่มตรวจจากหน่วยงานภายในรัฐ หรือจาก the IRS และให้ข้อมูลกับผู้ตรวจสอบ ผลที่ออกมาคือ เบี้ยปรับเงินเพิ่ม ที่ทางร้านไม่สามารถชำระได้ และต้องมีการปิดกิจการ ถึงแม้จะปิดกิจการไปแล้ว ทางผู้ถือหุ้น หรือเจ้าของกิจการ ก็ยังคงมีภาระหนี้สิน ที่ทางรัฐบาล สามารถดึงเงินออกจากบัญชีได้ตามกฏหมาย บางกลุ่ม เลี่ยงที่จะไม่เปิดบัญชีไว้กับธนาคาร ใช้ชีวิตหลบ ๆ ซ่อน ไม่สามารถทำมาหารับประทานได้ เนื่องจากมีภาระหนี้สินกับทาง รัฐบาล ท้องถิ่น หรือรัฐบาลกลาง.
ข้อที่เจ้าของกิจการ หรือบุคคลทั่วไปควรทราบ
หนี้สินต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับ the IRS, and local Government หน่วยงานราชการท้องถิ่น ไม่สามารถ ลบล้างได้ Bankruptcy law ไม่มีอำนาจเหนือกว่า the IRS และ local government มีข้อยกเว้นไม่กี่กรณี เช่น พิการทำงานไมได้ กรณี กู้เงินเรียนแล้วไม่สามารถจ่ายได้หนี้ประเภทนี้ถึงสามารถลบออกได้.
Audited by the IRS & Local Government ถูกตรวจสอบจากรัฐบาล
ถ้าคุณดำเนินการตามหลักการที่ได้เรียบเรียงไว้ข้างต้น ไม่ว่าคุณจะถูกสุ่มตรวจ ถูกแกล้งจากผู้หวังดีแต่ประสงค์ร้าย ไม่ว่าจะด้วยรูปแบบไหน คุณได้ป้องกันปัญหาเบื้องต้นไว้แล้ว และก็รับประกันว่า ไม่มีเบี้ยปรับเงินเพิ่มจากการประเมินแน่นอนคะ
อย่างไรก็ตาม การมีเจตนาดีที่ไม่เลี่ยงภาษี ถึงแม้ว่าเราจะทำผิดพลาดแบบที่รู้เท่าไม่ถึงการ และให้ความร่วมมือกับเจ้าหน้าที่ตรวจสอบ ตามกฏหมายแล้ว เจ้าหน้าที่สามารถยกเลิกเบี้ยปรับเงินเพิ่มได้ตามระเบียบค่ะ
กฏหมายเกี่ยวกับการประกอบวิชาชีพทั้งด้านบัญชี และ ภาษี ได้ครุ้มครองวิชาชีพเหล่านี้ คุณสามารถฟ้องได้คะ แต่หนทางที่จะชนะนั้นน้อยมาก เพราะ ตราบใดที่ผู้ทำบัญชี ได้ใช้ดุลพินิจตามมารยาทแล้ว ผู้ทำบัญชีไม่มีความผิดใด ๆ ทั้งสิ้นคะ
ถ้าผู้ทำบัญชี พบว่า ข้อมูลที่ทางผู้เสียภาษีให้มา ไม่ถูกต้อง ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่แจ้งให้ผู้เสียภาษีทราบ และไม่จำเป็นต้องทำเป็นหนังสือด้วยคะ คำพูดปากเปล่าก็ใช้ได้คะ
ฉะนั้น ถ้าเจ้าของกิจการถูกประเมินเบี้ยปรับเงินเพิ่ม จะไปฟ้องกลับจากคนทำบัญชี ฟ้องไปเลยคะ หมดตัวก็ไม่ชนะคะ เว้นแต่ว่าผู้ทำบัญชี fraud และไม่ปฏิบัติตามมารยาทของวิชาชีพ
คำเตือน
เท่าที่ทราบมา ถ้าบริษัทรับทำบัญชีที่ทาง the IRS ได้ตรวจสอบ แล้วทำบัญชีมั่ว ให้กับลูกค้า ผลที่ตามมาคือลูกค้าทุกรายที่อยู่ในเครือข่ายของสำนักงานบัญชีนั้น ๆ จะถูกตรวจสอบด้วยคะ การพิจารณาใช้บริการสำนักงานบัญชีควรจะพิจารณาหลายด้านคะ ไม่ใช่แค่ “ราคา” ** ถูกแต่ดีไม่มีในโลก***
เรียบเรียงโดย: แหวนเพ็ชร วังคีรี โรลล์ (ผู้สอบบัญชีรับอนุญาติ)
15 กันยายน 2559 (2016)
อ้างอิง link from the IRS, FASB และจากประสบการณ์คะ
