US Payroll System

ระบบการจ่ายค่าแรงในอเมริกา

 

จากประสบการณ์การทำงานที่อเมริกา สิบปี อยู่ในระบบเงินเดือนค่าจ้าง ทั้งบริษัทเล็ก ๆๆ และ ใหญ่ๆ จะชินกับระบบ ที่ค่าแรงเงินเดือน เข้าบัญชีอัตโนมัติ. บางกิจการบังคับเลยว่าต้องเข้าบัญชีเท่านั้น บางกิจการก็ยืดหยุ่นให้พนักงานรับเป็นเช็คได้ เช่น ระบบการทำงานโรงงาน เพราะมีพนักงาน ที่ไม่นิยมการใช้ เอทีเอ็ม. โดยภาพรวมระบบการจ่ายค่าจ้างที่อเมริกา จะคล้าย ๆ กับที่ไทยคะ ไม่น่าจะแตกต่างกันมากมาย.

หนึ่งปีที่ผ่านมากับการรับทำระบบค่าจ้างให้กับเจ้าของธุรกิจที่เป็นคนไทย เช่นร้านอาหาร ร้านนวด งานบริการอื่นๆ นั้น ทำให้ทราบว่า ยังมีระบบ แบบบ้าน ๆ  อยู่มากพอสมควรในการทำจ่ายเงินเดือนพนักงาน.

 

Traditional payroll – ระบบการจ่ายค่าจ้างแบบ บ้าน ๆ

 

ในที่นี่หมายถึง การจด ชั่วโมง การทำงาน บ้าง มั่วบ้าง ตาม ความสะดวก และแทบทุกครั้งที่มีการจ่ายค่าแรงนั้น จะมีข้อโต้แย้งจากพนักงาน เสมอ มิเปลี่ยนแปลง. เนื่องจากข้อมูลที่ทางนายจ้าง ทำการจ่ายให้กับพนักงานนั้นไม่ตรงกัน ทั้งจำนวน ชั่วโมง ทั้ง จำนวนเงินทิป (กรณีร้านอาหาร) ที่ได้รับ.

ถ้าฟ้องร้องกันนะคะ ทั้งฝั่งนายจ้างและลูกจ้าง เสียเวลากันพอสมควรคะ  ปกติ  ก็เจอแต่กิจการกลุ่มที่ทำระบบ แบบบ้าน ๆ นี่เลยคะ หลายคนอาจจะรู้ดีเพราะเรื่องใกล้ตัว.

 

Payroll cut off – หรือการตัดงวดการจ่ายค่าแรง

 

• Hourly employee – คนที่รับเป็น รายชั่วโมง

กลุ่มนี้ นะคะ จะมีการตอกบัตร หรือ clock in & clock out ทั้งทำงานและช่วงพักเบรค. นายจ้างสามารถจ่ายเป็นอาทิตย์ ทุกสองอาทิตย์ หรือเดือนละสองครั้ง. แต่ถ้านายจ้างจ่ายเดือนละครั้ง นี่ลูกจ้างส่วนใหญ่จะไม่นิยม  มีกิจการที่เคยทำงานบริษัทมหาชน เป็นโรงงาน ก็จ่ายค่าจ้างให้พนักงานทุกคนเดือนละครั้งคะ ไม่ว่าจะพนักงาน รายเดือน หรือรายชั่วโมง.

• Salaried employee – พนักงานรายเดือน

ส่วนใหญ่พนักงานรายเดือนไม่ต้อง ตอกบัตรในการทำงานคะ ถึงกลางเดือนหรือสิ้นเดือนก็จะได้รับค่าจ้าง เว้นแต่ว่าพนักงานคนนั้น ลาป่วยมากกว่า ที่ทางกิจการอนุญาต หรือ หยุดแบบ ไม่จ่ายเงินเดือน กรณี มีธุระ เจ็บป่วย หรือ กลับไปรับราชการทหาร.

• Cut off – การตัดงวดการจ่ายค่าแรง

ส่วนใหญ่ กิจการทั่วไปจะตัดการจ่ายค่าแรง 1 สัปดาห์ หรือ 4-5 วันทำการ ไม่ว่าจะเป็น การนำเงินเข้าบัญชีอัตโนมัติ หรือรับเป็น เชค.  การทำงานในระบบค่าแรง แทบจะไม่มีการจ่ายเงินสดคะ เพราะถือว่าไม่ปลอดภัย และทำให้การตรวจสอบยาก. ที่กล่าวคือกิจการที่ทำงานเป็นระบบนะคะ  ทำงานเป็นระบบไม่จำเป็นต้องใหญ่โตมโหฬารคะ  พนักงาน แค่คนเดียวก็เข้าระบบคะ เช่นเจ้าของบริษัท เป็นพนักงานคนเดียวในบริษัทไงคะ.

 

Payroll software – โปรแกรมทำค่าแรง

 

ธุรกิจเกือบทุกขนาดในอเมริกา จะใช้ payroll software ในการทำค่าแรงคะ  แม้กระทั่งโปรแกรมบัญชีต่าง ๆ ที่จะมีระบบ ค่าแรงเงินเดือนเสริม ให้กับกิจการ โดยการคิดค่าบริการเพิ่ม ธนาคารใหญ่ๆ  ก็มีระบบค่าแรงไว้ให้บริการลูกค้าคะ  เท่าที่ทราบไม่มีฟรีนะคะ.  อาจจะมีฟรี ถ้าคุณเป็นลูกค้าระดับ พรีเมี่ยม.

ADP, Paychex, workday, successfactors, wave, Patriot, intuit, เยอะแยะคะ เพียงแค่คุณถามอากู๋ จะโผล่ขึ้นมาให้เยอะแยะคะ. ถ้าอยากจะหา ก็ใช้ คำว่า Payroll Software in US โผล่มาเพรียบคะ.  ส่วนใหญ่โปรแกรมเหล่านี้จะ มีระบบบัญชี พร้อมกับระบบ HR หรือเกี่ยวกับฝ่ายบุคคลด้วยคะ.

ส่วนตัวใช้ 1 ใน payroll software ที่กล่าวมาคะ บริษัทเขาไม่ใหญ่มาก เชี่ยวชาญทุกรัฐ เพราะแต่ละรัฐ ระบบ และ อัตราภาษีจะแตกต่างกันออกไปนะคะ แหวนถึงใช้ โปรแกรม  คงจะไม่มานั่งคำนวนค่าแรงเองคะ เพราะไม่ได้คิดค่าบริการลูกค้าเดือนละ หลายพัน. ที่สำคัญนะคะ ไม่คิดว่าจะเป็นผุ้นำด้านการทำค่าแรง ระบบนี้คะ หาโปรแกรมมาช่วยดีกว่า.  ทำบัญชียังใช้โปรแกรมเลยคะ ไม่มีแล้วใครจะมานั่งลงสมุด (อาจจะมีแต่เรามิทราบ).

 

Time clock system – เครื่องบันทึกเวลาอัตโนมัติ

Payroll system application download – ระบบการตอกบัตรลงเวลาสามารถดาวน์โหลดได้จากอินเตอร์เน็ท. Google คำว่า “Time card application” มีให้ทั้ง มือถือ ทุกประเภทคะ ฟรีก็มีนะคะ.

ระบบ บัตรเครดิตมีบริการเสริมด้วยคะ ลองสอบถามดู

โปรแกรมทำค่าแรง จะมีระบบ time clock system ให้ด้วยคะ งานแรกที่ทำคือ ขายระบบ time clock system ค่อนข้างจะรู้จักวงการนี้พอสมควร.

Author’s comment อยากออกความเห็น

 

1.) นายจ้างที่ต้องการนำพนักงานเข้าสู่ระบบค่าจ้างเงินเดือน ควรชี้แจงต่อพนักงานคะ ว่าการจ่ายจะทำอย่างไร จะจ่ายด้วยเชค ด้วยเงินสด หรือนำเงินเข้าบัญชีให้พนักงานโดยตรง.  พนักงานต้องทราบว่า งวดที่จะจ่าย  เป็นค่าแรงจากวันไหน ถึงวันไหน ทำงาน กี่ชั่วโมง มีทิปเท่าไร มีโบนัสเทาไร มีจ่ายลาป่วยเท่าไร มีจ่ายพักร้อนเท่าไร Slip เงินเดือนต้องมีให้พนักงานคะ.

2.) แนะนำให้ออกสลิปเงินเดือนให้พนักงานทุกครั้งที่มีการจ่ายเงิน และควรจะระบุ cut of date หรือวันตัดค่าแรง  เช่น งวดค่าจ้าง 1-15 จ่ายวันที่ 20 ของทุกเดือน  หรือ จ่ายพนักงาน ทุกสองสัปดาห์ เช่น week 1-week 3, paid week 3 ควรจะทำให้เป็นระบบแบบนี้คะ และทำเป็นระเบียบไว้คะ.

3.) กรณีที่พนักงาน ทำงานถึงวันที่ 15 แล้วอยากรับเงินวันที่ 15 หรือ 16 นี่ ไม่แนะนำนะคะ เพราะ การคำนวณค่าแรงต้องใช้เวลาคะ  เว้นแต่ว่าคุณทำระบบเอง เย็นวันที่ 15 คุณก็มานั่งทำงานคำนวณค่าจ้างให้พนักงานคุณคะ.

4.) การทำระบบค่าแรง แบบบ้าน ๆ มีเยอะนะคะ ในธุรกิจ ไม่ใช่เฉพาะคนไทย ส่วนใหญ่เป็นกิจการขนาดเล็กๆ มีพนังกานไม่กี่คน  ไม่มีใครว่าคะ ประเทศเสรี ทำได้ทุกแบบ.  กลุ่มนี้นะคะ นอกจากเจ้าของกิจการจะแบบบ้าน ๆ แล้ว พนักงาน ก็แบบบ้าน ๆ ด้วยคะ  ถึงทำงานด้วยกันได้ดี  แต่ถ้าเกิด เจ้าของแบบบ้าน ๆ แล้ว เจอพนักงาน แบบ ระบบ นี่ ปัญหาฟ้องร้องตามมาคะ. ในทางกลับกัน นายจ้างทำงานเป็น ระบบ มีพนักงานแบบบ้าน ๆ นี่ ไม่ต้องกังวลคะ ฟ้องร้องก็ไม่มีปัญหา ชี้แจงได้ด้วยคะ เพราคนทำงานเป็นระบบ จะมีเอกสารรองรับทุกอย่าง.

5.) สำหรับร้านอาหารที่มีพนักงานมากกว่า สิบราย มีหน้าที่รายงาน ทิป ตามกฏหมาย และมีหน้าที่จ่ายค่าชั่วโมง บวกทิป ไม่ต่ำกว่าค่าแรงขั้นต่ำของรัฐบาลกลาง ควรจะทำงานให้เป็นระบบนะคะ จะได้ง่ายต่อการตรวจสอบและชี้แจง ทั้งจากทาง City, State, labor department, the IRS. สารพัดคะ เวลาตรวจนี่มาทุกองค์กรเลย.

6.) ข้อดีของการทำงานเป็นระบบ (ยกเว้นระบบบ้าน ๆ ) ถ้าเกิดมีการฟ้องร้อง เราไม่ต้องกลัวคะ ยื่นเอกสารอย่างเดียว ชี้แจงได้หมด. ทำให้กิจการเราดูดีด้วยคะ ถึงแม้ว่าจะมีพนักงานต่ำกว่า สิบราย.

 

♥สำหรับกลุ่มลูกค้า นี่ต้องชมนะคะ ไม่เคยอยู่ในระบบ มาทำงานกับเรานี่เป็นระบบ สำหรับกลุ่มที่ทำงานกับฝรั่งมาเป็นระบบ เรายิ่งทำงานด้วยง่ายคะ  มีระเบียบคะ จะส่งค่าแรงล่วงหน้าให้อย่างน้อย 4 วันเพราะ ส่วนใหญ่จะให้นำเงินเข้าบัญชี ถ้าเขียนเชคให้พนักงาน.♥

 

♥ขอให้นายจ้าง ปลอดภัยจากการถูกฟ้องร้องจากลูกจ้างคะ♥

 

เรียบเรียงโดย    :           แหวนเพ็ชร วังคีรี โรลล์, ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA)

ที่มา              :           IRS Tax Tip 2017-38, March 29, 2017  

วันที่             :         วันศุกร์  31 มีนาคม 2560 March 31^st , 2017