Record keeping for taxes purpose?

การเก็บรักษาเอกสารในทางภาษีอากร

 

หลายคนคงเกิดอาการสงสัยเป็นอย่างแรงว่า ทำไม ฉันต้องเก็บเอกสาร ต่างๆ  เกี่ยวกับกับภาษีอากรของอเมริกา และถ้าเก็บฉันต้องเก็บอย่างไร  ฉันต้องเก็บกี่ปี  เป็นคำถามที่ดีมากค่ะ โดยเฉพาะคนที่ยังไม่เคยถูก กรมสรรพากรอเมริกาเข้ามาตรวจสอบ  สำหรับคนที่มีประสบการณ์นั้น ก็ทราบอยู่เต็มอก เพราะถ้าไม่เก็บ งานก็เข้าแบบจริงจังและ มีค่าใช้จ่าย ค่าเสียเวลาเข้ามาเกี่ยวข้อง.

 

 

เตรียมพร้อมถ้ามีการตรวจสอบ Get Ready for Taxes

 

Safekeeping tax records helps for future filing, amended returns, audits การเก็บเอกสารภาษีอากรต่าง ๆ ทั้งแบบฟอร์ม ใบเสร็จ ที่เกี่ยวข้อง จะช่วยให้เรารอดพ้นจากค่าภาษีที่อาจจะต้องจ่ายเพิ่ม การตรวจสอบรวดเร็ว ไม่ยืดเยื้อ ไม่เสียเวลาของเรา ดีมากถ้าเราต้องมีการแก้ไขการยื่นแบบภาษีอากร หรือการใช้ในการ ขอกู้เงิน การสปอนเซ้อให้พนักงาน (กรณีต้องการจ้างงานจากไทยหรือจ้างคนไทย)  รวมถึงการแสดงถึงความเป็นระเบียบเรียบร้อยและมืออาชีพในการทำธุรกิจ  รวมถึงบุคคลธรรมดาด้วยนะคะ.

 

สำหรับฤดูการภาษีที่จะถึงนี้ ซึ่งก็ใกล้สิ้นปีเข้ามากันแล้ว อย่ามัว ใจเย็นกันหรือชะล่าใจ  ควรจะเริ่มเตรียมตัวแต่โน่น เผื่อ เราติดนั่นนี่  เดี๋ยวนี้ กรมสรรพการอเมริกา ยื่นช้าหน่อยก็มีค่าปรับแระ  ขออภัยโทษก็ยากหลาย ถ้าเป็นครั้งที่สอง  ถ้าครั้งแรก ยังมีกฏหมายให้อภัยกันได้บ้าง  ยิ่งกลุ่มที่สายก็จะสายประจำเลยค่ะ.   เราดูแลลูกค้าทั้งด้านบุคคลและกิจการ ก็ต้องคอยเตือนเขาให้ส่งเอกสารเวลาขออะไรไป  บางทีก็มาหาเราครั้งเดียวกันทีเดียวก็ต้องรอกันต่อไป.   ใครอยากเข้าไปอ่านเกี่ยวกับการตรียมพร้อมในการยื่นภาษีก็ไปที่ลิงค์ค่ะ Get Ready page with steps to take now for the 2019 filing season.

 

The IRS จะแนะนำให้ผู้เสียภาษีเก็บเอกสารพวก ใบเสร็จต่าง ๆ ไว้อย่างน้อย สาม (3) ปีค่ะ อย่างน้อยนะคะ ไม่ใช่อย่างมาก.  เอกสารเกี่ยวกับการจ้างงานก็ สี่(4) ปีค่ะ. เอกสารเกี่ยวกับภาษีอากรทุกอย่าง เก็บไว้ที่ เจ็ด (7) ปีค่ะ.  และก็เป็นเรื่องปกตินะ ที่การให้เอกสารภาษีปีก่อนสำหรับคนทำภาษีจะช่วยในการกรอกแบบภาษีในปีปัจจุบัน  เราขอลูกค้าทุกรายค่ะ สำหรับรายใหม่  สำหรับรายเก่า เรามีข้อมูลอยู่แล้วก็ไม่ต้องกังวลค่ะ.

 

 

Safe-keeping records เก็บเอกสารไว้ในที่ปลอดภัย

 

Tax records เอกสารภาษีอากร ต้องเก็บในที่ปลอดภัยค่ะ ไม่ว่จะเก็บไว้แบบถ่ายเอกสาร หรือ แสกน เป็นไฟน์ไว้ ซึ่งประหยัดพื้นที่ และ ดึงข้อมูลมาใช้ได้ง่ายกว่า  ใครไม่มีคอมพิวเตอร์ก็ควรมีนะคะ  คอมพิวเตอร์ แบบหิ้ว หรือ laptop computer นั้นถูกกว่า โทรศัพท์มือถือนะคะขำย้ำค่ะ  มีประโยชน์ล้นหลามด้วยนะคะ.  ระหว่างซื้อ ไอแพด  ให้ซื้อ คอมพิวเตอร์นะคะ เพราะใช้งานได้ด้วยค่ะ.  และก็เก็บข้อมูลไว้หลาย ๆ แหล่ง เผื่อคอมเจ๊งค่ะ เช่น อีเมลล์หาตัวเอง ใช้ แชร์ไฟน์ต่างๆ เช่น    google drive, dropbox, สารพัด ที่คุณจะเลือกใช้นะคะ.

**The IRS also suggests scanning paper tax and financial records into a format that can be encrypted and stored securely on a flash drive, CD or DVD with photos or videos of valuables.

 

Disposing of records การทำลายเอกสาร

 

เนื่องจากเอกสารทีใช้ในการทำภาษีนั้น ล้วนแต่เป็นเอกสารสำคัญค่ะ มีข้อมูลส่วนตัวต่าง ๆ ทังธนาคาร บัตร ไอดี ถ้าไม่ทำลายเกิดหลงไปชาวบ้าน เอาไปใช้แบบเราไม่รู้ตัวก็วุ่นวายค่ะ ไม่จบค่ะ แต่วุ่นวายเท่านั้นเอง.  เอกสาร ภาษี ถ้าเราจะทำลายให้ ใช้เครื่องตัด ปุ่น ๆ เลยค่ะ เราก็มีแต่นาน ๆ ใช้ที เพราะลูกค้าส่ง เอกสารให้ทางเป็นไฟน์ ๆ ไม่ใช่กระดาษกันเลย น้อยมาก  ใครส่งกระดาษมาให้นี่ทำงานยากค่ะ บ้านเราก็รกอยู่แล้ว  จะสอนให้แต่ละคนใช้ application scanner ให้เป็นจะได้สะดวกเวลาส่งเอกสารนะคะ.  สำหรับการลบไฟน์ในคอมจะต้องมีโปรแกรมแบบพิเศษมาช่วยลบนะคะ .***Deleting stored tax files will not completely erase them. Using special wiping software ensures the removal of sensitive data.

ใครต้องการอ่านเพิ่มเติม ให้ คนที่บ้าน ช่วยอ่านก็เข้าไปที่เวบของกรมสรพรการอเมริกานะคะ. IRS.gov at How long should I keep records?

 

Comments from author:

 

ไม่ว่าเราจะทำธุรกิจ หรือเราไม่ได้ทำอะไร แต่มีรายได้ที่ต้องเสียภาษี แล้วยื่นแบบ เอกสารที่เกี่ยวข้องทุกอย่าง ควรจะเก็บให้ดีตามที่สรุปให้ข้างบนนะคะ.  พวกใบเสร็จ เล็ก ๆ น้อย ๆ นี่ก็แสกนเก็บไว้ค่ะ ถ้าจ่ายผ่านบัตรเครดิต ก็จะง่ายหน่อย เพราะก็ใช้เป็นหลักฐานว่ามีการจ่ายเงินได้นะคะ สะดวกมากเลย ดาวน์โหลด เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์.

 

เนื่องจากได้รู้จักกันหลาย ๆ คนมากที่ไม่มีคอมพิวเตอร์ แลบทอปที่เป็นของส่วนตัว ซึ่งราคาถูกมากกว่า ไอแพด หรือมือถือ และใช้งานได้ ทำเอกสารได้ทำโปรแกรมได้  ดีกว่า ไอแพดมากมาย  ควรจะมีกันไว้นะคะ มันอาจจะไม่ทำให้เราดูดี เหมือน ไอแพด มันมีแบบพกค่ะ เล็ก ๆ เป็นคอมแบบหิ้ว   แหวนว่าก็เท่ เหมือนกันนะคะคุณ  มีแลปทอป ดูเราจริงจังเป็นนักธุรกิจดีออก.  หัดใช้หัดเก็บข้อมูล และอย่าทำอะไร นาทีสุดท้ายค่ะ  มันบ่งบอกว่าเราคือ slacker บางคนงานเยอะภาระเยอะ แต่ภาษี รอวินาทีสุดท้ายไม่ได้นะคะ  มันเกี่ยวกับ เงินทอง หน้าที่ ให้จัดเวลาไว้สำหรับมันเลยนะคะ  โดยเฉพาะเจ้าของกิจการ  นักบัญชี นักการเงิน ทำให้เรียบร้อยค่ะ.

 

อ้อ แล้วการที่บอกว่า เอกสารส่งไปให้คนทำบัญชีหมดไม่มีเก็บเลย รู้ไม๊ค่ะ  ตามกฏหมายแล้ว นักบัญชีไม่มีหน้าที่รับผิดชอบเอกสารคุณนะคะ  คุณคะต้องรับผิดชอบ  มันมีกรณี นักบัญชี ทิ้งเอกสารคะ เจ้าของหาต้นฉบับไม่มี วุ่นวายกันไปหมดนะคะ เวลาถูกตรวจสอบ ฉะนั้น คุณต้องเก็บเอกสาร ก่อนส่งสำเนาไปให้คนทำบัญชีหรือคนทำภาษีนะคะ.

 

จึงเรียนมาเพื่อทราบและพึงปฏิบัติเพื่อความปลอดภัยของท่านและธุรกิจท่าน เป็นการต่อไป

 

ที่มา                             :  IR-2018-232

เรียบเรียงโดย            : แหวนเพ็ชร วังคีรี โรลล์, ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (ไม่ใช่ทนาย)

วันที่                       :  วันพฤหัสบดีที่ ๒๙ พ.ศ. ๒๕๖๑, Friday, November 2^nd,  2018

 

Practitioners advising clients on the financial and tax consequences of entity alternatives is not viewed as a practice of law.  การให้คำปรึกษาแก่ลูกค้าถึงเกี่ยวกับทางภาษีอากรและการเงินเกี่ยวกับโครงสร้างกิจการ ไม่ถือว่าเป็นการให้ทำปรึกษาด้านกฏหมาย

**I am not an attorney, this article is only for information and comments about investment and taxes.**

**ดิฉันไม่ใช่ทนายค่ะ บทความนี้ทำเพื่อเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับกฏหมายภาษีอากรและเกี่ยวกับการลงทุนเท่านั้น.**