How many years do I need to keep U.S tax return documents?

How many years do I need to keep U.S tax return documents?

ต้องเก็บรักษาเอกสารเกี่ยวกับภาษีอากรของอเมริกากี่ปี?

 

มีคนสอบถามกันมาเยอะมากว่า เอกสารด้านภาษีอากร ที่เราได้นำส่งไปยัง กรมสรรพากรของอเมริกา ว่าต้องเก็บรักษากี่ปี . ส่วนใหญ่ผู้ที่สอบถามมาคือ ผู้ที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษีทั่วไป ทั้งบุคคลธรรมดาและนิติบุคคล.  บุคคลธรรมดา ที่เป็นเจ้าของกิจการด้วย ถือว่า กิจการคือ นิติบุคคลที่แยกออกมาจากกิจการนะคะ อย่าเข้าใจผิด.  มีหลาย ๆ กรณี ที่กิจการไม่เสียภาษี ส่งผ่านกำไรขาดทุนมายัง เจ้าของ หรือผู้ถือหุ้นนั้น อันนี้ก็เป็นประเด็น แยก ออกมาททางภาษีอากร เกี่ยวกับ การยื่นแบบนะคะ.

 

หลักการง่าย ๆ ที่ เรา ๆ ท่าน  ๆทั่วไป ในฐานะผู้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีอากร (ทั้งที่เสียภาษีเพิ่ม หรือ ได้เงินคืน หรือ แค่ยื่นแบบ เพื่อจุดประสงค์ต่าง ๆ เช่น การสอบซิติเซ่น ต้องยื่นสำเนา การเสียภาษีย้อนหลัง สาม(๓) ปี ย้อนหลัง.  แบบว่ากลุ่มที่ไม่เคยยื่นแบบเลย ก็ต้องกลับมายื่นแบบ แม้ว่าไม่มีภาษีอากรที่จะต้องเสียก็ตาม.

 

1.) Keep your tax returns at least 3 years เก็บเอกสารทางภาษีอากรไว้อย่างน้อย สาม (๓) ปี

 

โดยทั่วไป กลุ่มที่ไม่เคย ถูก ตรวจสอบ หรือ อาจจะถูกตรวจสอบ แต่ไม่มี การประเมิน สำหรับภาษี บุคคลธรรมดา เราจะเก็บเอกสารไว้ สาม ปี หลังจากวันที่เรายื่นภาษีค่ะ. ตัวอย่าง นะคะ เรายื่นภาษีปี 2016 เดือน เมษายน วันที่ 15 ปี 2017 เราจะเก็บเอกสาร หลักฐานที่เกี่ยวข้อง อีกสามปี คือ 2018, 2019,  เดือน เมษายน วันที่ 15 ปี 2020.

 

การแก้ไขแบบ หรือ amended tax return

ตัวอย่างนะคะ เราแก้ไข แบบ ปี 2014 และยื่นแก้ไข เดือน เมษายน 2017 เรามีหน้าที่เก็บเอกสาร ไว้ ถึง วันที่ 15 เมษายน 2020 เช่นกัน เรานับจากวันที่เราแก้แบบภาษีคะ ไม่ใช่วันที่เรายื่นปกติ.

 

กรณีถูกตรวจสอบ แล้ว the IRS ประเมิน ภาษีเพิ่มจากที่เราเสียมากกว่า 25% 6 Years

ตัวอย่างนะคะ คุณขยันน้อย ถูกตรวจ (แบบสุ่ม) เพราะ คุณขยัน ยื่นยอดรายได้ต่ำไป แบบว่า ลืม ตัวเอง มีรายการที่ paypal ดันไม่ไปรวมกับรายได้ และโดนประเมินให้จ่ายภาษีเพิ่ม สำหรับปี ภาษี 2014 ถูกประเมินเมื่อปี 2016 เดือน ธันวาคม.

คุณขยันน้อย มีหน้าที่เก็บ เอกสารที่เกี่ยวข้อง หกปี (6 years) จากวันที่ถูกประเมินคะ คือ ปี เดือนธันวาคม ปี 2022 นับจาก ปี 2016 ปีที่ถูกประเมินคะ.

 

Fraud ตั้งใจโกงภาษี IRS มีหลักฐานว่าโกงภาษี  – No Limit

กรณีที่ the IRS เกิดการสงสัย และตรวจสอบ หรือ จากการสุ่ม และ พบว่า โกง สารพัด รูปแบบ. การโกง ภาษี มีเยอะมาก เช่น ไม่ยื่นรายได้ รับเงินสด ไม่จ่ายภาษีค่าแรง จ่ายค่าแรงเงินสด เอาค่าใช้จ่ายต้องห้ามมาใช้ มั่วแบบตั้งใจ. มีบางกรณี ที่เจ้าของกิจการไม่ทราบ และส่งเอกสารให้กับทางคนทำบัญชีแล้ว นั่งเทียน ต่อมาทาง IRS ระบุว่า โกง เจ้าของกิจการ ต้องพิสูจน์ ว่าบริสุทธิใจ ไม่รู้ไม่เห็น ซึ่ง ดุลพินิจขึ้นอยู่กับเจ้าหน้าที่.

 

กรณีแบบนี้ เอกสารทิ้งไม่ได้เลยคะ ไม่มีกำหนด เก็บ ไว้จนกว่าชีวิต จะหาไม่

 

Never filed Income Tax Return พวกกลุ่มไม่เคยยื่นภาษีเลย – No Limit

 

กลุ่มนี้เยอะมาก ทำงาน ปกติ แต่ไม่เคยอยู่ในระบบค่าจ้างเงินเดือน แบบว่ารับเงินสดอย่างเดียว IRS ระบุว่า ต้องเก็บเอกสารไว้ตลอดชีวิต. แอบงง แล้วคนรับเงินสด เขาจะเอาหลักฐานไรมาเก็บเนอะ. มีแต่ที่นายจ้าง กลับตัว แอบแจ้ง IRS ว่าจ่ายเงินให้คนนี้เท่าไร ส่ง ฟอร์ม 1099 ย้อนหลัง เอาไว้ตัดเป็นค่าใช้จ่ายกิจการ โดยที่ไม่ส่งสำเนาให้คนรับเงินสด นี่ยุ่งกันไปเลย เจอ IRS ตามกันอีก. หนี ไปต่างประเทศ ยังมีหนังสือไปประเมิน แบบ ว่าหูไว ตาไว มาก มีข้อมูลผู้เสียภาษี แม้ว่าเขาเหล่านั้นจะอยู่ต่างประเทศ.

 

ไม่ใช่แค่บุคคลธรรมดา ทำงานรับจ้างทั่วไปนะคะ เจ้าของกิจการขนาดเล็กก็เยอะ แบบว่า ระบบเงินสด ยื่นภาษีบ้าง แต่ไม่หมด IRS เขาก็ไม่ได้มายุ่มย่ามนะคะ เท่าที่ทราบ. แต่ เนื่องจากยื่นเงินสด น้อย จะไปซื้อกิจการ ซื้อบ้าน ซื้อที่ดิน ขอกู้ ทำไรไม่ได้เลย เพราะรายได้ น้อยมาก หลังจากหักค่าใช้จ่าย.

 

ระวังอย่าถูกตรวจละกันนะคะ กลุ่มนี้ เพราะ IRS มีดัชนี กลุ่มธุรกิจประเภทเดียวกัน อยู่ เขาประเมินได้ค่ะ แอบทราบมามีกรณีถูกตรวจสอบแล้วด้วย พึง ระวังหน่อยนะคะ. พวกยังไม่โดนตรวจ ก็ ตั้งตัวใหม่คะ จะได้สบายใจ.

 

Property กลุ่มมีอสังหาริมทรัพย์ – until you dispose/sell

 

กลุ่มนี้คือ กลุ่มที่มีบ้าน ให้เช่า ทำธุรกิจ อสังหาริมทรัพย์  รวมถึงเจ้าของบ้าน ทั่ว ๆ ไปด้วยคะ เราควรเก็บเอกสาร ตั้งแต่เราซื้อ ต่อเติม ตัดค่าเสื่อมราคากรณีบ้านเช่า เพราะต้องใช้หมดค่ะ เมื่อมีการขาย และตรวจสอบ

 

การเก็บเอกสาร ขึ้นอยู่ว่าเราจะขายเมื่อไหร่คะ หลังจากขาย ยื่นภาษี เราก็เก็บไว้ อีก สามปี เพื่อความบันเทิงนะคะ.

 

Roth IRA Contribution ฝากเข้า IRA หลังหักภาษี – as long as you draw your retirement

 

กลุ่มที่ฝากเข้า IRA หลังหักภาษี เพื่อที่ว่าเวลาถอนจะได้ไม่ต้องจ่ายภาษี อย่าลืมยื่นแบบ Form 8606 report nondeductible IRA เพราะ ทาง IRS จะได้มีข้อมูล เวลาเราถอนเงินต้น จะได้ไม่ถูก ให้จ่ายภาษีซ้ำแล้วซ้ำเล่านะคะ.

 

เอกสารพวกนี้ให้เก็บไว้ นานแสนนาน จนกว่าเราจะถอนเงินหมดไปค่ะ.

 

2.)  Business Tax Returns เอกสารที่เกี่ยวกับภาษีอากร ด้านธุรกิจ

 

โดยทั่วไป เอกสารทางธุรกิจ เราจะเก็บไว้  7 years เผื่อมีการตรวจสอบ. หลักเกณฑ์คล้ายกับบุคคลธรรมดาทั่วไป กรณี ที่มีการถูกประเมิน และ ถูกหาว่าโกง

 

บริษัทมหาชน ที่อยู่ในตลาดหลักทรัพย์จะเก็บไว้ยาวนานมาก จำได้เคยทำงานกับบริษัท มหาชน ต้องเก็บเอกสารไว้ตั้งแต่ปี 1986  หาแหล่งอ้างไม่เจอ แต่จำได้แบบคุ้น ๆ มากเลยคะ เพราะบริษัทที่ทำ มีเอกสารเป็น warehouse เก็บหมดคะ.

 

คนทำธุรกิจหลายท่านจะทราบว่า ขาดทุนจากการทำธุรกิจ จะ สามารถ นำไปใช้ได้ถึง 20 ปีนะคะ ฉะนั้น ใครมีผลขาดทุน เก็บไว้ตั้งแต่ปีที่เรามีผลขาดทุนเลยคะ.

 

.

3.) How to keep your records เก็บเอกสารสำคัญอย่างไรดี

ทางเลือกในการเก็บเอกสารมีเยอะแยะมากมายค่ะ

 

แสกน เซฟ ไว้ใน คอมพิวเตอร์ อีเมลล์หาตัวเอง เก็บ เอกสารใส่กล่อง เก็บไว้ใน share drives; google docs., dropbox, idrive, Microsoft share drive, crowd. สารพัดคะ บางที่ต้องเสียเงิน หลาย ๆ ที่ฟรี

ไม่ใช่อะไร ก็เอะอะ ไปถามหาจากคนทำภาษีนะคะ ส่วนตัวคิดว่า ไม่เหมาะสมคะ แม้ว่า ทาง ผู้ทำภาษี สามารถคิดเงินได้ตามธรรมเนียม. เก็บไว้เถอะคะ ดีสำหรับเรา

เอกสารบางอย่าง ขอสำเนา ที่ IRS ได้ค่ะ แต่ถ้ายาวนานมากกว่า 3 years อาจจะไม่เจอ แต่เขาก็คงยังจะมีข้อมูลอยู่

กฏหมายล่าสุด IRS ให้ผู้เสียภาษี มีสำเนาของปีที่ผ่านมาแล้วนะคะ เพราะในการยื่นแบบจะถามยอดรายได้ปีที่ผ่านมาคะ.

 

**เมื่อเรารู้ว่าเอกสารภาษีอากรสำคัญ ก็เริ่มเก็บไว้ได้แล้วนะคะ (ยกเว้นมีเลขาส่วนตัวคอยดูแล)**

 

 

 

เรียบเรียงโดย   : แหวนเพ็ชร วังคีรี โรลล์ (ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต)

ที่มา                      :  https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records

                          เอกสารเผยแพร่ จากพี่ CPA อวุโส ที่ไม่ประสงค์ออกนาม

วันที่                       : วันศุกร์ที่ 7th  กรกฎาคม 2560, , Friday, July 7th 2017