What is W-2, คืออะไร เกี่ยวกับใคร?
W-2 หลายๆ คนคงจะคุ้นเคยว่ามันคืออะไร คนที่เคยทำงานมาก่อน ที่ประเทศไทย จะรู้ว่าเอกสารตัวนี้คล้ายกับหนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่นายจ้างต้องออกให้พนักงานทุกปีตามกฏหมาย.U.S. Employer หรือนายจ้างอเมริกัน (จดทะเบียนตามกฏหมายอเมริกา) มีหน้าที่ออกเอกสาร W-2 ให้กับพนักงานทุกคนที่เคยอยู่ในระบบเงินเดือน ทั้งอดีตและปัจจุบัน. พนักงานที่ทำงานแค่ อาทิตย์เดียวแล้วออกจากกิจการ ทางกิจการมีหน้าที่ออกเอกสารให้เช่นกันคะ. ข้อยกเว้นคือพนักงานที่มาทำงานมีรายได้จากการทำงานต่ำกว่า $600. อันนี้กฏหมายยกเว้นให้คะ.
How important W-2 Form is, ความสำคัญของเอกสารประเภทนี้?
สำคัญแค่ไหนเอกสารตัวนี้? บอกได้เลยคะสำคัญมากๆๆ เพราะเอกสารฉบับนี้รวบรวมและสรุปข้อมูลต่างๆ ของลูกจ้างต่อปี ต่อคน และมีหน่วยงานที่เกี่ยวข้องดังนี้คะ.
1.) Social Security Administration. หรือสำนำงานประกันสังคมที่เรารู้จักกันดี และจ่ายเงินเข้ากองทุนเป็นประจำสม่ำเสมอ ตราบใดที่เรายังทำงานประจำ เป็นลูกจ้าง (คนอื่น หรือตัวเอง). นายจ้างมีหน้าที่หัก Social Security & Medicare รวมแล้วที่อัตรา 7.65% พร้อมกับนำส่งเงินสมทบเท่ากับที่ลูกจ้าง. ในW-2 จะมีระบุ Social Security & Medicare wages แบบชัดเจน ภาษาอังกฤษ 2 คำนี้สำคัญมากคะ จำไว้ให้ขึ้นใจ. นายจ้างรายงานเอกสารอีกชุดเรียกว่า W-3 ไปยังหน่อยงานนี้คะ.
2.) Local Government; State, County, City. ทำไมเกี่ยว เกี่ยวคะ ทุกรัฐมีการเรียกเก็บภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (มากน้อยขึ้นอยู่กับรัฐนั้นๆ) ถึงแม้ว่าบางรัฐไม่มีการเรียกเก็บภาษี เช่น Alaska, Florida, Nevada, South Dakota, Texas, Washington, Wyoming, Tennessee, and New Hampshire. อย่าลืมนะคะ แม้ว่ารัฐจะไม่ให้หักภาษีเงินได้พนักงาน แต่นายจ้างยังคงมีหน้าที่จ่ายเงินสมทบเข้า Unemployment หรือกองทุนคนว่างงานคะ. อ้อ บาง City or County มีเรียกเก็บภาษีจากพนักงานด้วยนะคะ อย่าลืม.
3.) Employees หรือลูกจ้าง จะใช้ W-2 เพื่อใช้ในการกรอกแบบภาษีเงินได้ประจำปีค่ะ. ปีภาษี 2016 ยื่นภายในวันที่ 17 April ปี 2017 คะ. เคยบอกไปแล้วนะคะ ว่าทำภาษีอย่างไร เพราะมีที่รับทำฟรีเยอะมากคำตามห้องสมุดและ ตาม VITA or Low Income Tax Clinic. ถ้าได้รับเอกสาร W-2 เร็วและไม่มีรายได้ประเภทอื่น ๆ . รอเอกสารจากนายจ้างเกี่ยวกับ Healthcare form แบบใดแบบหนึ่งดังนี้คะ.
3.1 Form 1095-A, Health Insurance Marketplace Statement สำหรับกลุ่มที่ซื้อประกันจาก โอบาม่าแคร์คะ
3.2 Form 1095-B, Health Coverage สำหรับประกันทั่วไปคะ.
3.3 Form 1095-C, Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage สำหรับกลุ่มที่ทำงานประจำนายจ้างจ่ายค่าประกันให้บางส่วนหรือจ่ายให้ทั้งหมดคะ.
When you have to receive W-2 from employer,
เมื่อไหร่ที่คุณควรจะได้รับเอกสาร W-2 จากนายจ้าง?
ตามกฏหมายที่ระบุไว้ใน Topic 752 นายจ้างมีหน้าที่ออกเอกสาร W-2 ให้กับพนักงานภายในวันที่ 31 January 2017 สำหรับปีภาษี 2016 คะ. ถ้าไม่ได้ให้ทวงนะคะ ทวงแบบถี่ ๆย้ำ เตือนคะ. เมื่อวานมีน้องลูกค้าแหวนก็ทวงมา นี่ขนาดแค่วันที่ 4 January 2017 เองคะ. เนื่องจากกิจการน้องทำอะไรชัดเจนจ่ายค่าแรงแบบไม่มีแก้ไข เราก็สามารถออกเอกสารในระบบให้ลูกค้าได้เลยคะ. ถามนายจ้างคุณนะคะ ว่าเอกสารได้ยัง อยากเตรียมพร้อมในการยื่นภาษี บอกไปคะ.
ถ้ามีการแก้ไข W-2 หรือมีข้อผิดพลาดควรแจ้งกับนายจ้างคะ และนายจ้างมีหน้าที่แก้ไขโดยใช้แบบ Form W-2c ส่งให้พี่ท่าน IRS ส่วนฟอร์ม Form W-3c. ส่งไปยังสำนักงานประกันสังคมนะคะ.
นายจ้างที่มีพนักงานมากกว่า 250 คน นี่ทาง the IRS บังคับให้ยื่นออนไลน์คะ. กิจการของลูกค้าแหวนทุกรายยื่นออนไลน์หมดคะ แม้ว่าจะไม่มีใครมีพนักงานมากกว่า 10 คน. สะดวกประหยัดเวลา. พนักงานบางคนยังอยากจะรับเป็นจดหมายรูปแบบสวยงามอยู่นะคะ แบบอ้างว่าทำงานบริษัทใหญ่ๆ มาเคยได้แบบสวยงาม. แบบฟังแล้วอึ้งเพราะที่ทำงานปัจจุบันมีพนังาน เป็น 10,000 ยังปริ๊น W-2 ออนไลน์กันเองเลยคะ.
How to know if my W-2 is correct, ทราบได้อย่างไรว่า W-2 ถูกต้อง?
หลักการตรวจสอบเอกสารแบบง่าย ๆ คือ ดูจาก Payroll Slip/check stub ใบสรุปรายรับแต่ละงวดที่นายจ้างออกให้กับเรานะคะ. จะมีเงินจ่ายมาทั้งหมดทั้งปีเท่าไร ภาษีหัก ไว้เท่าไร มีทุกอย่างคะ. ถ้านายจ้างไม่เคยออกเอกสารให้ ก็ทวงนะคะ ไม่งั้นเราก็ไม่รู้ว่าเขาหักอะไรไว้บ้าง.
ข้อควรทราบคือรายงานค่าแรงใน W-2 จะใช้หลักเงินสด คือ จะรายงานวันที่นายจ้างจ่ายเงินคะ ตัวอย่างเช่น ค่าแรง งวดที่ 16-31 ธันวาคม December 16-31, 2016 paid date January 6th 2017. แสดงว่า รายงานจะแสดงใน ปี 2017 in W-2 form ค่ะ. ถ้าจะถามหลักการบัญชีบริษัทที่ใช้เกณฑ์คงค้าง เราจะถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายของปี 2016 คะ แต่จะมีหนี้สินค้างไว้มาจ่ายปี 2017 ปกติกิจการขนาดเล็ก ใช้เกณฑ์เงินสดคะ . IRS ยอมรับทั้งสองแบบคะ บริษัทใหญ่ ๆ จะทำบัญชีระบบคงค้าง แต่จะยื่นภาษีแบบเงินสดคะ (ห้ามงง เพราะจะไม่อธิบาย อิอิ).
Comment from author ข้อคิดจากผู้เรียบเรียง
ใครคิดว่าจะได้คืน พอวันที่ 19 January ปุ๊ปจัดการยื่นเลยคะ แต่ควรจะรอเอกสารจากคนขายประกันสุขภาพก่อนนะคะ อ่านจากข้อ 3.1 – 3.3 คะว่าคุณควรจะได้รับเอกสารตัวไหน. ถ้าคุณไม่มีประกันสุขภาพคุณก็ยื่นไปเลยคะ ระบบจะคำนวณค่าปรับให้เรียบร้อยโรงเรียน IRS แบบแม่นยำ ทุก tax software โปรแกรมเก่งคะจัดการให้เราได้หมด.
ใครที่เป็นเจ้าของกิจการของตัวเองรูปแบบ LLC, S-Corp and Corporation. สองแบบแรกกังวลหน่อยนะคะ เพราะถ้าภาษีกิจการคุณไม่ได้ยื่นภาษีเรียบร้อยคุณก็ยื่นภาษีส่วนตัวไม่ได้คะ ยื่นไปก็ต้องกลับเข้าไปแก้หลังจากได้ Schedule K-1 จากกิจการ. สอบถามคนทำบัญชีคะว่าพยายามให้ยื่นตรงเวลาได้หรือเปล่า. ถ้าอยากให้เขาทำเร็ว ส่งเอกสารแต่เนิ่นๆ คะ. ไปส่งให้เขา สอง(2) อาทิตย์ก่อน วันที่ 17 March 2017 ไม่มีทางจะทำได้หรอกคะ. เว้นแต่ว่าทั้งกิจการรับทำภาษีให้แค่บริษัทคุณที่เดียว.
บังเอิญเห็นงบการเงินของกิจการรูปแบบ LLC แบบผ่าน ๆที่เจ้าของกิจการรับเงินเดือนเกือบแสน ($100,000) แถมมี Schedule K-1 เกือบหกหมื่น ($60,000) นึกสภาพเอานะคะภาระภาษีเท่าไร. ยื่นภาษีของปี 2015 เมื่อปลายปี 2016 คะ กรรมจริง ๆ เสียดายค่าปรับแทน (เราก็ไม่รู้ว่าเขามีการจ่ายภาษีเป็นรายไตรมาสเปล่า ถ้าจ่ายไปแล้วก็อุ่นใจหน่อย). เอาเงินดอกเบี้ยไปทำมาหารับประทานอย่างอื่นดีกว่าคะ. ก็เพิ่งทราบเหมือนกันว่า มีการ file for extension ได้สองรอบ รู้แต่ว่าได้รอบเดียวคือตุลาคม (ยอมรับประสบการณ์น้อย) แบบไม่เคยทำให้ใครนะคะ ยื่นเลื่อนภาษี สองรอบ คือ ถ้าทำไม่ได้ตรงเวลาจะบอกไปว่าทำไม่ได้ . ถ้ายังอยากจะให้ทำให้อยู่ เอกสารต้องพร้อมคะ.
**ปล. ดอกเบี้ยและค่าปรับต่าง ๆ ไม่สามารถเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการในทางภาษีอากรได้นะคะ ขอย้ำ.
ถ้ากิจการของตัวเองอยู่ในรูป Corporation แล้วรับเงินเดือน อันนี้ยื่นภาษีไปเลยคะ ไม่ต้องกังวัลไม่ต้องรอเอกสารจากกิจการ เพราะ Corp เสียภาษีของเขาเอง ไม่มี Schedule K-1 ให้กับเรา.
กรณีไม่พร้อมในการยื่นภาษีทุกกรณี ควรจะ file for extension ค่ะ พร้อมจ่ายเงินไปจะได้ไม่ต้องรับภาระเบี้ยปรับเงินเพิ่มแบบถล่มทลายและกระแสเงินสดขาดมือ. จริง ๆ แล้วถ้าใครรับจ้างอิสระหรือมีกิจการของตัวเอง น่าจะจ่ายภาษีล่วงหน้าเป็นรายไตรมาสคะ จะได้ไม่ต้องกังวลมากมาย และแก้ปัญหากระแสเงินสดที่ต้องจ่ายทีเดียว. อีกอย่างถ้าเงินไม่พอ เป็นหนี้ IRS อีก กรรมทุกกรณี.
หลาย ๆ ครั้งเจ้าของกิจการมักโทษคนทำภาษีหรือบัญชีว่าช้าอืดอาด. ว่าได้คะ ถ้า ๑. คุณ ทำเอกสารส่งให้กับทางบริษัททำภาษีตลอด ตรงเวลา. ๒. คุณให้ข้อมูลให้กับทางคนทำภาษีครบถ้วน ทั้งที่ถามมาและไม่ถามมา. หลัก ๆ ถ้ามี สองข้อนี้ด่าไปเลยคะ. แต่ถ้าคุณไม่มีคุณสมบัติทั้งสอง (๒) ข้อที่ว่า คุณก็สมควรจ่ายดอกเบี้ย ค่าปรับ และเสียประวัติละคะ. การจะเป็นเจ้าของกิจการ (ตามประสบการณ์ที่ทำงานมาแค่ ๑๐ ปีที่อเมริกา. ส่วนใหญ่คนที่ประสบความสำหรับคือ On top of things หรือ ทันเกมย์ (รอบจัด). ถ้าไม่มีเวลา ไม่มีความรู้ ภาษาอังกฤษ รู้น้อยมาก พยายามหามือขวาที่แคล่วคล่องว่องไวและคุณไว้ใจได้นะคะ. มีคนที่ประสบความสำเร็จร่ำรวยภาษาห่วยมากก็มีคะ แต่พี่แก ฉลาดมาก ถามคำถามแบบต้องเปิดตำราตอบคะ.
**หัวข้อต่อไปจะพูดเรื่อง การรับจ้างอิสระ หรือกลุ่มที่ได้รับเอกสาร 1099 ประเภทต่าง ๆ คะ.**
♥Don’t’ forget to ask for your W-2, อย่าลืมทวงเอกสาร ดับเบิ้ลยูทู (W-2)จากนายจ้าง♥
เรียบเรียงโดย แหวนเพ็ชร วังคีรี โรลล์, ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต
ที่มา, Topic 752 – Filing Forms W-2 and W-3,
link: https://www.irs.gov/taxtopics/tc752.html
https://www.irs.gov/uac/about-form-w2
วันพุธที่ 4 มกราคม 2560 (2017)