Taking care of business: recordkeeping for small businesses

 การจัดเก็บเอกสารทั่วไปของธุรกิจในอเมริกา

ใครก็ตามหรือกลุ่มธุรกิจกลุ่มไหน ๆ ก็ตาม ถ้ามาทำหรือมีธุรกิจในอเมริกาแล้ว ย่อมมีหน้าที่จัดเก็บเอกสารด้านธุรกิจ ด้านบัญชี ด้านค่าแรง ด้านการจดทะเบียน เอกสารทุกชนิดที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกิจ  การเก็บไม่ได้จำกัดว่าต้องเป็นเอกสารค่ะ เก็บแบบเป็น electronic files หรือเก็บเอกสารแสกนไว้ในคอมพิวเตอร์ก็ได้ค่ะ.  ยุ่งยากเนาะทำธุรกิจในอเมริกา  แต่ถ้าวางแผนไว้ดีแต่ต้น รู้จักหน้าที่มันก็ไม่ยุ่งยากนะคะ  ใช่ว่า พอถึงฤดูการภาษี ค่อยมาวิ่งหาเอกสาร เนี่ยละคะ ตัวการแห่งความยุ่งยากเลย.  คนส่วนใหญ่ที่มีแนวคิดในการธุรกิจ เขาจะหาคนช่วยค่ะ เพราะจะเอาเวลานั้นไปหาลูกค้า หารายได้เพิ่ม ดีกว่ามานั่ง จัดเก็บเอกสารไปวัน ๆ แทบไม่ได้ทำอะไร แล้วไม่รู้ว่าจะเปิดธุรมาทำเต่าไรก็ไม่รู้เช่นกัน.  ไม่ค่อยจะเจอนะคะคนกลุ่มนี้ ส่วนใหญ่คนทำธุรกิจไม่ว่าจะร้านอาหาร ร้านนวด ที่ปรึกษา ขายของออนไลน์ เขาล้วนแต่มีระเบียบค่ะ ถ้าไม่มีเราก็สอนคะ เพราะทำงานด้วยยาก.

อันนี้เป็นคำแนะนำจากกรมสรรพากรอเมริกานะคะ  Here are some questions and answers to help business owners understand the ins and outs of good record keeping.

Why should business owners keep records?  ทำไมฉันต้องจัดเก็บเอกสาร

Good records will help them: การเก็บเอกสารที่ดีจะช่วยดังต่อไปนี้ค่ะ

  • Monitor the progress of their business  ทำให้รู้ถึงความคืบหน้าของธุรกิจ
  • Prepare financial statements ทำงบการเงินดูผลการดำเนินงานได้รวดเร็ว
  • Identify income sources  รู้ว่ารายได้มาจากแหล่งไหนบ้าง เท่าไร
  • Keep track of expenses  มีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง มากมายแค่ไหนมากกว่ารายได้มะ
  • Prepare tax returns and support items reported on tax returns  อันนี้เริดสุด คนทำภาษีชอบทำงานกับคนมีระเบียบ ทำงานง่าย มีความสุข ลดราคาให้บ้างนะคะ

What kinds of records should owners keep?  เก็บเอกสารประเภทไหนบ้างล่ะ

Small business owners may choose any recordkeeping system that fits their business. They should choose one that clearly shows income and expenses. Except in a few cases, the law does not require special kinds of records. เก็บหมดละคะ ไม่จำกัดประเภท ทีเกี่ยวกับการดำเนินกิจการ  ไม่รู้มียกเว้นอะไรบ้าง เท่าที่ทราบไม่มีนะคะ ถ้าไม่เก็บก็ไม่เกี่ยวกับธุรกิจ

How long should businesses keep records? จะเก็บเอกสารนานแค่ไหน

How long a document should be kept depends on several factors. These factors include the action, expense and event recorded in the document. The IRS generally suggests taxpayers keep records for three years.  โดยทั่วไป กรมสรรพากรอเมริกาแนนำให้เก็บเอกสารอย่างน้อยสามปี นี่คือพวกค่าแรงต่างๆ  ค่ะ แต่เอกสารด้านบัญชีนี่ 7 ปีค่ะ เคยเขียนไว้เหมือนกัน  ที่ว่าเก็บสามปีนั้น ปกติถ้าไม่มีการทุจริตใด  กรมสรรพากรอเมริกา เข้ามายุ่งเกียว หรือย้อนเก็บภาษีเราได้แค่สามปีค่ะ แต่ถ้าเขาจะหาว่าเราโกง มีคนไปแจ้ง นี่ยาวค่ะ ไม่มีกำหนด  อีกอย่างคือถ้าไม่มีการยื่นภาษีเลย นี่ก็ไม่มีกำหนดเช่นกันนะคะ.

How should businesses record transactions? ลงบันทึกรายการธุรกิจเช่นไร

A good recordkeeping system includes a summary of all business transactions. These are usually kept in books called journals and ledgers, which business owners can buy at an office supply store. All requirements that apply to hard copy books and records also apply to electronic business records. มีระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดีก็ดีไปค่ะ เช่นมีการลงบัญชีตามมาตราฐานการบัญชี มี บัญชีแยกประเภท บัญชีทั่วไป (นักบัญชีจะรทราบดีค่ะ)   ส่วนใหญ่แนะนำให้ใช้ โปรแกรมบัญชีจัดเก็บกันค่ะ มีหลายโปรแกรม ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจ สำหรับธุรกิจเล็ก ๆ ก็ใช้โปรแกรม ควิกบุคกันตรึม  หรือทำโปรแกรมธรรมดา Microsoft excel ก็ได้ค่ะ ถ้าจัดหมวดเป็นและคล่องเรื่องพวกนี้ ถ้ามั่วก็อย่าไปใช้ค่ะ มันไม่เท่เหมือนกับควิกบุค แก้ไขได้สะดวกมาก.

What is the burden of proof?  พิสูจน์กันเช่นไรละ

The responsibility to validate information on tax returns is known as the burden of proof. Small business owners must be able to prove expenses to deduct them. คนที่รับผิดชอบในการพิสูจน์หลักฐานต่างๆ ก็ เจ้าของกิจการคะ ไม่ใช่คนทำบัญชี หรือนักภาษีนะคะ พึงทราบไว้และอย่าเข้าใจผิด  คนทำบัญชีทำตามเอกสารที่เจ้าของกิจการให้มานะคะ ไม่ได้สร้างหลักฐานเอง  เจ้าของสร้างมาค่ะ สร้างอย่างไร ก็มีคนแนะนำละคะ  ถ้านักบัญชี ภาษี ก็จะแนะนำดีหน่อย เอกสารไรที่ใช้ได้ เป็นหลักฐานที่ดีในการยื่นภาษี เอกสารที่ดีทีสุด คือต้องออกจากบุคคลที่สามค่ะ  แบงค์ ราชการ ลูกจ้าง สารพัดคะ ถ้าทำขึ้นมาเองก็พวก จดไมลล์รถ เบิกเงินสดซือของเงินสด ที่คนขายไม่ออกบิลให้  ถ่ายรูปไว้เลยคะกันเหนียว สำหรับธุรกิจเล็ก ๆ จะเจอบ่อย  ทำงานกับกิจการใหญ่ จะ ไม่มีพวกนี้เลยคะ.

How long should businesses keep employment tax records? จะเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจ้างงานกี่ปี

Business owners should keep all records of employment taxes for at least four years. ภาษีต่างๆ ที่เกี่ยวกับการจ้างงาน ทางกรมสรรพากรอเมริกาแนะนำให้เก็บ สี่(4) ปีนะคะ.

More information:  สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่กรมสรรพากรนะคะ (ไม่ใช่ผู้เรียบแรง)

Comments from author:

มีโอกาสทำธุรกิจมากมายในอเมริกาค่ะ โครงสร้างทางภาษีอากรก็พอรับได้ ไม่ได้ดีเลิส หรือแย่สุด ขึ้นอยุ่กับว่าจะทำธุรกิจที่ไหนค่ะ  ดูรัฐที่ไม่มีภาษีกิจการ ภาษีขาย แต่ที่เลี่ยงไม่ได้คือภาษีของรัฐบาลกลาง หรือ Federal Income Tax return อันนี้ก็ต้องเป็นนหน้าที่.  แม้ว่ารัฐนั้นจะไม่เสียภาษี รัฐ แต่ภาษีขายอาจจะสูง  ภาษีทรัพย์สินอาจจะสูง ให้ดูข้อดีข้อเสียค่ะ.

ในการทำธุรกิจแม้ว่าจะเป็นแค่เจ้าของคนเดียว ก็ต้องมีความเป็นระเบียบในการจัดเก็บเอกสาร เพราะมันมีผลต่อภาษีที่จะเสียน้อยมาก หรือไม่เสียเพราะยังขาดทุน มีผลจริๆง ค่ะ.  วางแผนดีแต่แรก ก็สบายในช่วงต่อไป.

โรบินฮู๊ด ก็ทำธุรกิจในอเมริกาได้นะคะ  เดี๋ยวนี้หลายๆ รัฐอนุญาตให้ใช้เลข ประจำตัวผู้เสียภาษีในการขอเลขบริษัทได้นะคะ ไม่ใช่แค่แคลิฟอเนีย รัฐฝั่งทางใต้ก็โอเคค่ะ บางรัฐแทบจะไม่ต้องใช้ ไอดีเลย อยู่ไทยก็จดบริษัทได้ แต่ต้องให้เอเจ้นช่วย  แต่ อย่างไรก็ตามการขอเลขประจำตัวของกิจการต้อง ให้เอเจ้นที่มี SSN ขอให้นะคะ.

**ขอให้ทุกท่านร่ำรวยกันทั่วหน้าค่ะ ** 

ที่มา                   Issue Number:    Tax Tip 2019-54

เรียบเรียงโดย  : แหวนเพ็ชร วังคีรี โรลล์, ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (ไม่ใช่ทนาย)

วันที่                    : วันอังคารที่ 7 พฤษภาคม 2561 (ผ่านการครบรอบการยืนภาษีปกติมาแล้ว ยังไม่สายนะคะ ยังยื่นภาษีออนไลน์ได้ถึง 15 ตุลาคม 2019)

Disclaimer: คำเตือนสำหรับผู้อ่าน

Practitioners advising clients on the financial and tax consequences of entity alternatives is not viewed as a practice of law.  การให้คำปรึกษาแก่ลูกค้าถึงเกี่ยวกับทางภาษีอากรและการเงินเกี่ยวกับโครงสร้างกิจการ ไม่ถือว่าเป็นการให้ทำปรึกษาด้านกฏหมาย

**I am not an attorney, this article is only for information and comments about investment and taxes.**

**ดิฉันไม่ใช่ทนายค่ะ บทความนี้ทำเพื่อเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับกฏหมายภาษีอากรและเกี่ยวกับการลงทุนเท่านั้น.**